A 20 de mayo de 2026, en España hay una obligación clara: todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena deben llevar un registro diario de jornada. Lo que todavía no está en vigor es una obligación general de que ese fichaje sea exclusivamente digital, interoperable y con acceso remoto para la Inspección de Trabajo.
Esta distinción importa porque muchos titulares mezclan tres planos distintos: la obligación vigente desde 2019, el proyecto de ley que el Congreso rechazó en 2025 y el Real Decreto de registro de jornada que el Gobierno está tramitando por separado. Si tienes una PYME, lo práctico es saber qué tienes que cumplir hoy y qué conviene preparar antes de que cambie la norma.
Qué está vigente hoy
La norma base sigue siendo el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019, la empresa debe garantizar el registro diario de jornada de cada persona trabajadora.
En términos operativos, hoy debes cumplir estos puntos:
- Registrar cada día el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.
- Organizar y documentar el sistema mediante convenio colectivo, acuerdo de empresa o, si no existe representación legal, decisión empresarial tras la consulta que proceda.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos disponibles para la persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Registrar horas extraordinarias y entregar resumen cuando corresponda, de acuerdo con el artículo 35.5 ET.
- Controlar los contratos a tiempo parcial con registro día a día y totalización mensual, según el artículo 12.4.c ET.
Qué no está vigente todavía
Lo que no puedes dar por obligatorio, a fecha de hoy, es este paquete de requisitos:
| Requisito | Estado a 20/05/2026 |
|---|---|
| Registro 100 % digital para todas las empresas | No aprobado como obligación general |
| Acceso remoto y en tiempo real de la Inspección | Previsto en borradores, no vigente |
| Nuevo artículo 34 bis ET | Incluido en el proyecto de ley rechazado |
| Jornada máxima legal de 37,5 horas semanales | No vigente con carácter general |
| Sanción por cada trabajador en ausencia o falsedad de registro | Prevista en el proyecto de ley, no vigente |
| Multas generales de hasta 10.000 € por registro de jornada | Previstas en el proyecto de ley, no vigentes |
| Software homologado oficialmente obligatorio | No existe una homologación oficial universal |
Esto no significa que el soporte digital sea mala idea. Significa que no hay que venderlo con miedo falso. Hoy una empresa puede cumplir con un sistema no digital si el registro es real, fiable y accesible. El problema práctico es que el papel mal firmado o el Excel editable sin control dejan muy poca defensa si alguien discute las horas.
Entonces, ¿papel y Excel valen?
La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo sigue siendo el documento administrativo de referencia. La guía no impone un sistema concreto: admite soporte papel, telemático o mixto, siempre que sea apto para cumplir el objetivo legal.
La clave no es el formato, sino la prueba. El sistema debe permitir acreditar quién fichó, cuándo fichó, que el registro se hizo día a día y que no se alteró después para cuadrar horarios teóricos.
Un registro en papel puede valer si...
- Recoge entrada y salida reales de cada día.
- Identifica a la persona trabajadora.
- Se firma o valida de forma consistente.
- Se conserva ordenado durante cuatro años.
- No se rellena al final del mes con horarios repetidos.
Un Excel puede valer si...
- Se usa como registro real, no como calendario teórico.
- Tiene controles de acceso y copias de seguridad.
- Conserva histórico o versionado suficiente.
- No permite que la empresa lo reescriba sin dejar rastro.
- Se puede entregar rápidamente a Inspección si lo pide.
Qué pasó con la reforma de 2025
El Gobierno llevó al Congreso el Proyecto de Ley 121/000058: reducción de jornada, mejora del registro de jornada y derecho a la desconexión. Ese texto pretendía suprimir el actual artículo 34.9, crear un nuevo artículo 34 bis y exigir un registro diario realizado por medios digitales.
El proyecto también elevaba el listón técnico: asientos practicados por la persona trabajadora de forma personal y directa, registro inmediato de inicio y fin, interrupciones que afecten al cómputo, información en formato tratable, interoperabilidad, acceso inmediato y acceso remoto para Inspección.
Pero ese proyecto no llegó a convertirse en ley. La ficha oficial del Congreso lo marca como Concluido - (Rechazado) desde el 11 de septiembre de 2025. La nota del Congreso del 10 de septiembre de 2025 explica que la Cámara aprobó las enmiendas a la totalidad de devolución, por lo que la iniciativa volvió al Gobierno y terminó su tramitación.
Por eso es incorrecto decir que en 2026 ya están en vigor el nuevo artículo 34 bis, la jornada máxima general de 37,5 horas o las nuevas multas por trabajador afectado. Estuvieron en un proyecto. No están en el BOE como norma vigente.
El Real Decreto que sí está en tramitación
Tras el rechazo del proyecto de ley, el Gobierno abrió una segunda vía: desarrollar reglamentariamente el registro de jornada sin meter en el mismo paquete la reducción de jornada. La referencia del Consejo de Ministros del 30 de septiembre de 2025 recoge la tramitación administrativa urgente del proyecto de Real Decreto que desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada.
El dato más importante es que, a marzo de 2026, el propio Gobierno seguía hablando de un texto en tramitación. En una respuesta escrita al Senado fechada el 27 de marzo de 2026, indicó que el proyecto de Real Decreto estaba en proceso de tramitación normativa y que sus disposiciones podían sufrir cambios hasta su aprobación y publicación definitiva.
Además, el Ministerio activó en marzo de 2026 una consulta pública previa sobre una futura orden de requisitos técnicos y de seguridad del registro de jornada. Esa orden dependería del Real Decreto. Si la norma de base no está aprobada y publicada, sus requisitos técnicos tampoco pueden tratarse como obligación vigente.
Qué puede cambiar cuando se apruebe
El texto final puede variar, pero la dirección política y técnica es bastante clara: más digitalización, más trazabilidad y más acceso para Inspección. Si el Real Decreto sale adelante, es razonable esperar cambios en estas áreas:
- Registro por medios digitales como regla general.
- Asiento personal y directo por la persona trabajadora al inicio y al final de la jornada.
- Trazabilidad de modificaciones, con autor, fecha y motivo de cada cambio.
- Acceso más amplio para trabajador, representación legal e Inspección.
- Interoperabilidad o exportación estructurada para facilitar el control administrativo.
- Más peso de protección de datos, porque el registro puede incluir información sensible sobre presencia, ubicación o patrones laborales.
Lo prudente es prepararse para ese escenario sin afirmar plazos cerrados. Si una web dice que el fichaje digital obligatorio entra en vigor en una fecha exacta y no enlaza el BOE, desconfía. Las normas laborales obligan cuando están aprobadas y publicadas, no cuando están en nota de prensa, borrador o consulta pública.
Sanciones vigentes: cuánto puede costar incumplir hoy
Incumplir el registro horario ya es sancionable. El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de normas sobre jornada, horas extraordinarias, descansos y registro de jornada. El artículo 40.1.b LISOS fija las multas graves en estos rangos:
| Grado | Multa vigente |
|---|---|
| Mínimo | 751 € a 1.500 € |
| Medio | 1.501 € a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € a 7.500 € |
El proyecto de ley rechazado pretendía endurecer este esquema para determinados incumplimientos de registro, incluyendo una infracción por cada persona trabajadora afectada en ausencia de registro o falseo. Esa reforma sancionadora tampoco está vigente.
Qué debe hacer una PYME ahora
Si tienes una empresa pequeña, el objetivo no es perseguir cada rumor normativo. El objetivo es llegar a una inspección con una prueba limpia y, si cambia la norma, no tener que improvisar.
- Revisa si existe registro real. No basta con tener cuadrantes, horarios de apertura o contratos.
- Comprueba que se ficha día a día. Si se rellena al final de la semana o del mes, corrígelo.
- Separa jornada, pausas y horas extra cuando tu convenio, tu organización o la realidad del negocio lo exijan.
- Guarda cuatro años con copias recuperables.
- Documenta el sistema en una política interna simple y entrégala a cada trabajador.
- Evita biometría por defecto. Huella y reconocimiento facial abren un problema de protección de datos que normalmente no compensa a una PYME.
- Si usas geolocalización, limítala al fichaje y con información clara. Nada de seguimiento permanente encubierto.
- Prepara una salida digital aunque no sea obligatoria hoy. Cuando la norma cambie, la migración no debería depender de cientos de hojas atrasadas.
Para ampliar la parte práctica, puedes leer nuestra guía sobre cómo migrar de papel a digital sin perder histórico. Si tu duda principal es económica, revisa también el artículo de sanciones por no llevar registro horario.
Checklist: vigente, pendiente o falso
| Afirmación | Respuesta corta |
|---|---|
| El registro horario es obligatorio desde el primer empleado | Vigente |
| Hay que conservar los registros cuatro años | Vigente |
| La Inspección puede pedir el registro | Vigente |
| El papel está prohibido desde 2026 | No vigente |
| Excel está prohibido desde 2026 | No vigente, aunque puede ser prueba débil |
| La jornada máxima ya bajó a 37,5 horas | No vigente con carácter general |
| Existe una app oficial homologada por el Gobierno | Falso como requisito universal |
| La digitalización acabará llegando | Muy probable, pero pendiente de publicación oficial |
Fuentes oficiales revisadas
Este artículo está revisado con estado a 20 de mayo de 2026 y enlaza las fuentes públicas usadas para separar lo vigente de lo pendiente:
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9.
- Real Decreto-ley 8/2019.
- Guía oficial del Ministerio de Trabajo sobre registro de jornada.
- Ficha del Proyecto de Ley 121/000058 en el Congreso.
- Consejo de Ministros del 30 de septiembre de 2025.
- Respuesta del Gobierno al Senado de 27 de marzo de 2026.
- LISOS, artículos 7.5 y 40.
Qué te conviene hacer hoy
Tanto si tienes 1 empleado como si tienes 50, hay tres niveles de cumplimiento ordenados de peor a mejor:
Nivel 1 — papel firmado
La hoja semanal o mensual en la que cada trabajador firma entrada y salida. Cumple legalmente, pero es frágil: hojas que se pierden, firmas que no se verifican, manipulación fácil a posteriori, almacenamiento físico durante 4 años. Funciona en negocios con 1-2 personas si eres metódico.
Nivel 2 — Excel o plantillas
Una hoja de cálculo compartida en Drive, Dropbox o tu carpeta. Mejor que el papel (búsqueda, copias de seguridad) pero peor que digital real: Excel se modifica a posteriori sin dejar rastro fiable. Si la Inspección sospecha de manipulación, puede exigir más pruebas y el Excel solo te servirá si tienes versionado claro.
Nivel 3 — registro digital con sello de tiempo
Una app o sistema que registre la hora real en el momento de fichaje, con identidad verificada del trabajador y trazabilidad. Es lo que previsiblemente exigirá la ley futura, y es lo que ya hoy te protege mejor frente a una visita de Inspección. Aquí entra Horario Digital y alternativas como Factorial, Sesame, Bizneo, Woffu o Intratime.
Preguntas frecuentes
¿La obligación aplica si solo tengo 1 trabajador?
Sí. El artículo 34.9 ET no establece umbral mínimo de plantilla. Aplica desde el primer empleado por cuenta ajena. Tampoco importa que sea contrato indefinido, temporal o a tiempo parcial.
¿Los autónomos sin empleados tienen que registrarse a sí mismos?
No. La obligación es para los empleadores y se refiere al registro de la jornada de las personas trabajadoras por cuenta ajena. Si eres autónomo y trabajas tú solo, no hay obligación legal de registro horario.
¿Y si el trabajador tiene jornada flexible o teletrabajo?
La obligación aplica igual. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia mantiene la obligación de registro horario también en teletrabajo. En la práctica, esto suele resolverse mejor con un sistema digital donde el trabajador ficha desde donde está.
¿La hora extra trabajada se registra aparte?
Sí. El artículo 35.5 ET obliga al registro específico de horas extras y a entregar al trabajador un resumen mensual. Cualquier sistema de registro horario serio resuelve esto automáticamente identificando lo que supera la jornada pactada.
¿Y la AEPD? ¿Tengo que informar al trabajador?
Sí. La Agencia Española de Protección de Datos considera que no hace falta consentimiento del trabajador para el registro de jornada (es interés legítimo del empleador en cumplir el ET) pero sí hay que informarle de qué datos se recogen, cuánto se conservan y con qué finalidad. Si usas geolocalización o biometría, hay requisitos adicionales (la AEPD considera la biometría tratamiento de alto riesgo).
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