Excel es legal como soporte de registro horario en España — el RD-Ley 8/2019 no exige un medio concreto. Pero "legal" y "seguro ante Inspección" son cosas distintas. Cuando un Inspector de Trabajo te pide los registros, lo que mira no es si están en papel o en Excel: mira si puede verificar que reflejan la realidad. Y ahí Excel pierde casi siempre.
Lo que dice la ley sobre el soporte
El criterio técnico nº 101/2019 de la Inspección de Trabajo y la guía del Ministerio de Trabajo aclaran que el registro puede hacerse "por cualquier medio fiable que permita su acreditación posterior". Papel, Excel, app o sistema biométrico son válidos siempre que:
- Reflejen la hora concreta de entrada y de salida.
- Sean accesibles para los representantes de los trabajadores y la Inspección.
- Se conserven durante 4 años.
- Permitan verificar que no han sido manipulados a posteriori.
Este último punto es donde Excel falla. Una hoja .xlsx se modifica en segundos, sin dejar rastro, y no hay forma técnica de demostrar que el archivo de marzo no se "corrigió" en mayo cuando vino la Inspección.
El test real: si te visitan mañana
Imagina que entra un Inspector y pide los registros de los últimos 6 meses. Estos son los problemas habituales con Excel:
1. No hay timestamp inmutable
Excel guarda un campo "última modificación" que se puede tocar. Cualquier programa o macro lo cambia. La Inspección puede comparar el registro de una empleada con sus mensajes de WhatsApp, citas de la agenda, ventas registradas en TPV o accesos al local. Si hay discrepancia significativa, el registro pierde presunción de veracidad.
2. Errores típicos detectados por Inspección
- Horas redondas sospechosas: todo el mundo entra a las 9:00:00 y sale a las 17:00:00 cada día. La realidad es que la gente llega a las 8:57 o 9:04, no clavadas. Si todas las marcas son redondas, el Inspector entiende que el Excel se rellena al final del mes "de memoria".
- Inconsistencias con días festivos: aparecen jornadas trabajadas en festivos que el convenio considera no laborables, o no aparecen y deberían.
- Firmas en bloque: una sola firma del trabajador cubriendo todo el mes en vez de validación diaria.
3. Conservación 4 años fragmentada
¿Tienes los Excels de junio de 2022? ¿En qué disco? ¿Quién accede? La obligación de conservar 4 años no es solo guardar el archivo, es poder mostrarlo de forma verificable e íntegra. Con un sistema digital con sello de tiempo, esto se cumple solo.
Comparativa directa
| Aspecto | Excel / papel | App con sello de tiempo |
|---|---|---|
| Legal como soporte | Sí | Sí |
| Trazabilidad de cambios | No | Sí (registro de auditoría) |
| Sello de tiempo verificable | No | Sí (hash de cada marca) |
| Validación firmada por el trabajador | Manual, fácil de simular | Automática, con su cuenta |
| Conservación 4 años | Tú gestionas backups | Automática |
| Exportar a Inspección | Imprimes, firmas, escaneas | PDF firmado en 5 segundos |
| Presunción de fiabilidad ante Inspección | Baja: hay que probar | Alta: el sistema la aporta |
Qué pasa si fallas la inspección
Las sanciones LISOS por incumplir el registro arrancan en 751 € y pueden llegar a 7.500 € por empresa según gravedad. Pero el riesgo real con Excel suele ser otro: cuando el Inspector duda de la veracidad del registro, te pide pruebas adicionales (cámaras, accesos al local, ventas, agendas). Si las pruebas contradicen el Excel, no solo es sanción por registro: es por encubrir jornadas u horas extras impagadas, lo que multiplica la cuantía.
Casos reales publicados
Inspección y los tribunales han publicado varias sentencias donde Excel cayó:
- STSJ Madrid 2023: empresa con Excel sin firmas diarias del trabajador. El tribunal rechazó el Excel como prueba ante demanda por horas extras y dio la razón al empleado por el cálculo más alto.
- SAN 2021 (varios): registros en Excel sin mecanismo para validar autoría se consideran "registros unilaterales del empresario" y pierden presunción.
- Inspecciones masivas hostelería 2024-2025: el plan director de Inspección priorizó hostelería, y la mayoría de sanciones en pymes vinieron por registro en Excel/papel mal llevado, no por ausencia total.
Cuándo Excel sí vale
Para ser honestos: si tu empresa tiene 1 sola empleada con horario fijo idéntico todos los días y tú llevas las marcas tú mismo en una hoja firmada por ambos al final de cada mes, Excel/papel es suficiente. El problema aparece en cuanto:
- Hay más de 1 empleado.
- Hay turnos variables o partidos.
- Hay horas extras ocasionales.
- Hay rotaciones entre semana.
A partir de ahí, el coste de mantener Excel bien (con firmas diarias, backups verificables, conservación 4 años) supera al de una app digital. Y la cobertura ante Inspección es mucho peor.
Alternativa práctica
Horario Digital es gratis para 1 trabajador para siempre, sin tarjeta, y la migración desde Excel se hace en una tarde. Importas el histórico (te lo guarda con marca de "carga inicial" para no romper la trazabilidad) y a partir de ese día las marcas son nativas con hash. Si llega Inspección, descargas el PDF mensual firmado y se acabó la conversación.