Si la Inspección de Trabajo te pide el registro horario y no lo tienes, o lo que tienes no permite verificar la jornada real de tus empleados, la multa puede ir desde 751 € hasta 7.500 € por empresa según la gravedad. Te explicamos exactamente cómo se gradúan las sanciones, qué situaciones se consideran agravadas y cómo evitarlas con un poco de orden.
Marco legal: LISOS
Las sanciones por incumplir el registro horario se regulan en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), Real Decreto Legislativo 5/2000. En concreto, el artículo 7.5 LISOS tipifica como infracción grave "la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo".
La cuantía de cada infracción grave la fija el artículo 40.1.b) LISOS, en tres tramos:
| Grado | Importe mínimo | Importe máximo |
|---|---|---|
| Mínimo | 751 € | 1.500 € |
| Medio | 1.501 € | 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € | 7.500 € |
Eso es por empresa (no por trabajador afectado, salvo casos muy específicos de sanciones acumuladas). La gradación la hace la Inspección teniendo en cuenta los criterios del artículo 39 LISOS.
Qué supuestos se consideran infracción grave
La Inspección de Trabajo entiende como incumplimiento del registro horario, entre otros:
- No tener registro en absoluto, ni en papel ni en digital ni en biométrico. El "no tener nada" es la infracción más básica.
- Tener un registro insuficiente: hojas con solo horario teórico, sin entrada y salida reales, sin firmas, sin fechas concretas.
- Registro manipulado a posteriori: Excel que la empresa modifica después de los hechos para cuadrar horas, hojas firmadas en blanco que se rellenan días después.
- Registro no accesible al trabajador o a sus representantes cuando lo solicitan formalmente.
- No conservar los 4 años exigidos por el artículo 34.9 ET.
- No registrar a un trabajador concreto: incluir algunos empleados en el sistema y otros no.
Cómo grada la Inspección la cuantía concreta
Dentro del rango general (751 €–7.500 €) la Inspección elige una cuantía concreta. Los criterios del artículo 39 LISOS que pesan:
- Negligencia o intencionalidad. No es lo mismo no saber que la obligación existe (ya no cuela como excusa, pero baja la sanción) que tener un sistema falsificado a propósito.
- Fraude o connivencia. Si el incumplimiento facilita el impago de horas extras, agravante claro.
- Número de trabajadores afectados. Cuantos más, más grave.
- Perjuicio causado a los trabajadores. Si el incumplimiento impidió cobrar lo trabajado o reclamarlo, agravante.
- Cifra de negocio y volumen de plantilla. En la práctica, una multinacional con 500 trabajadores no paga lo mismo que una peluquería con 3 (aunque el rango sea el mismo).
- Reincidencia. Si ya te sancionaron por lo mismo en los últimos años, la multa sube.
Casos típicos por sector
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social publica memorias anuales con datos agregados. Las visitas relacionadas con tiempo de trabajo y registro horario han subido cada año desde 2019. Los sectores más visitados, según las memorias 2024 y 2025:
Hostelería y restauración
Sector con más visitas relacionadas con registro horario y horas extras. Casos típicos: bares con plantilla rotativa donde nadie firma entrada/salida, restaurantes que no contemplan el tiempo de cierre (la "media hora del cierre"), pinchos donde el contrato dice 6h pero se trabaja 9h.
Comercio minorista
Tiendas con plantilla pequeña donde la "confianza" suplía al registro. Inspección llega tras denuncia de algún ex-trabajador y encuentra que no hay nada. Multa típica: 751 €–2.000 €.
Talleres mecánicos y reparación
Operarios que entran y salen del taller, jornadas que se extienden por la avería complicada del último cliente, horas que no se anotan. La Inspección comprueba el horario público del taller, lo cruza con el horario contractual y exige el registro real.
Clínicas, peluquerías y servicios personales
Negocios con 1-5 empleados donde el dueño confía en su gente y "no hace falta llevar registro". Hasta que llega una visita por requerimiento de la Tesorería o por inspección programada.
Cómo te encuentra la Inspección
Hay varias vías por las que puede aparecer la Inspección a pedirte el registro:
- Denuncia formal de un trabajador o ex-trabajador. La más común. Suele ser por horas no pagadas, despido conflictivo, o comparación con otro compañero. Anónima o nominal.
- Denuncia de un sindicato. Especialmente CCOO y UGT, que tienen servicios jurídicos activos vigilando sectores específicos.
- Inspección programada. Cada año la Inspección define sectores prioritarios. Si caes en uno (hostelería, comercio, etc.), puede haber visita aleatoria.
- Cruce con TGSS. Si tus cotizaciones no cuadran con el horario que figura en contratos, la Inspección puede iniciar actuación.
- Cruce con AEAT. En sectores donde la facturación por trabajador cuadra raro, también pueden cruzarse las miradas.
Cuando se presentan, suelen pedir (escrito o presencial) el registro horario de los últimos 4 años de cada trabajador, contratos, nóminas y, en algunos casos, cotizaciones a TGSS. Tienes obligación de aportarlo en plazo. Negarte o entregar registros falseados eleva la sanción y puede derivar en otros expedientes.
Cómo evitar la multa en 5 minutos
El cumplimiento mínimo está al alcance de cualquier negocio:
- Implementa cualquier sistema de registro que recoja entrada y salida real, fechas y nombre del trabajador. Hoy mismo. Una hoja de Excel sirve si la mantienes en serio.
- Pasa el sistema a digital cuanto antes. Reduce el riesgo de manipulación percibida por Inspección y te ahorra trabajo administrativo.
- Informa al trabajador por escrito de qué sistema usas, qué datos recoges, durante cuánto tiempo. La AEPD lo exige. Una plantilla a la firma vale.
- Guarda 4 años. Si es Excel, copias de seguridad mensuales en la nube. Si es papel, archivador físico ordenado por mesa.
- Genera un resumen mensual para cada trabajador con sus horas (lo exige el artículo 35.5 ET para horas extras y es buena práctica para todo). El trabajador firma o acusa recibo.
Si ya te ha llegado una propuesta de sanción
Cuando la Inspección abre expediente, llega primero una propuesta de sanción. Tienes plazo de 15 días para alegar. Lo que se puede argumentar:
- Pago voluntario en plazo reduce la multa un 40% (artículo 23 RD 928/1998).
- Reconocimiento de responsabilidad en plazo da otro 20% de descuento (acumulable hasta el 50% conjunto).
- Subsanación inmediata del incumplimiento. Si implantas el sistema durante la inspección y lo acreditas, la cuantía baja al grado mínimo.
- Alegaciones de fondo si crees que la Inspección se equivoca en el hecho (por ejemplo, sí tenías registro pero estaba en otro lado). Aquí conviene asesor laboral.
Tendencia: más visitas, más mediático
La Inspección lleva años aumentando recursos en materia de tiempo de trabajo. La memoria 2024 mostraba récords de actuaciones específicas en este apartado. Para 2026, con la presión política de Yolanda Díaz y la posibilidad de reapertura del proyecto del registro horario digital obligatorio, se espera intensificación adicional. Sectores en el radar oficial: hostelería, comercio, transporte, sanidad privada y agricultura.
En paralelo, los sindicatos han profesionalizado las denuncias. Cualquier trabajador descontento (despido, conflicto, baja larga rechazada) que pase por un sindicato sale con la denuncia formal por registro horario aprendida. Es una palanca legal barata para el trabajador y cara para el empleador que no cumple.
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