La geolocalización en apps de fichaje es uno de los temas donde más empresas pequeñas la pifian sin saberlo. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado criterios firmes y varias sanciones, y la línea entre "lícito" y "tratamiento ilegal" es finita. Este artículo resume lo que tienes que saber sin tecnicismos.
Qué dice la AEPD oficialmente
La AEPD publicó en 2021 (y reforzó en 2023) la guía "La protección de datos en las relaciones laborales", que dedica un capítulo completo a la geolocalización. Tres ideas clave:
- El GPS NO es necesario para fichar. La ley solo exige registrar la hora, no el sitio. Por tanto la geolocalización es un tratamiento adicional que requiere justificación específica.
- Si se usa, debe estar limitado a la jornada laboral y solo cuando hay base jurídica suficiente (control empresarial del centro de trabajo, no vigilancia continua).
- El trabajador debe estar informado de forma explícita, previa y por escrito sobre qué se geolocaliza, cuándo, dónde se guarda y quién accede.
Cuándo es lícito usar GPS al fichar
La AEPD acepta geolocalización al fichaje en estos escenarios típicos, siempre con información previa al trabajador:
- Personal con desplazamientos (técnicos a domicilio, comerciales, repartidores): registrar el lugar de inicio/fin de jornada para verificar que la jornada empezó en cliente y no en casa.
- Multi-centro: trabajador que rota entre varios centros de la empresa y necesitas saber en cuál fichó para asignar la jornada correctamente.
- Control de zona de trabajo en construcción o servicios externalizados, para verificar que el fichaje no se hace desde casa cuando debería ser en obra.
Cuándo es ilícito (y multado)
- Geolocalización continua durante toda la jornada. Eso es vigilancia, no control horario. Solo se justifica en sectores muy concretos (seguridad privada, transporte de mercancías) y con análisis de impacto previo.
- GPS por defecto, sin información al trabajador. La app activa GPS, el empleado no sabe, multa.
- GPS para fichaje en un centro fijo (oficina, tienda): si el trabajador siempre ficha en el mismo sitio, GPS sobra. La AEPD considera tratamiento desproporcionado.
- Conservar la ubicación más allá del fichaje: la posición sirve solo para el evento de marca; conservar trazas durante meses es excesivo.
- Geolocalización fuera de jornada. Si la app sigue capturando GPS cuando el empleado terminó su turno, es ilícito automático.
Sanciones publicadas
La AEPD ha publicado varias resoluciones sancionadoras sobre apps de fichaje con GPS mal configurado:
- PS/00120/2022: empresa con app que capturaba ubicación continua. Multa 60.000 € por tratamiento excesivo + falta de información.
- PS/00347/2023: pyme con app que pedía GPS sin base legal clara para fichaje en centro fijo. Multa reducida (12.000 €) tras adoptar medidas correctivas.
- PS/00089/2024: empresa que conservaba 12 meses de historial de ubicaciones cuando solo necesitaba el momento del fichaje. Multa 30.000 €.
Patrón claro: no es la geolocalización en sí lo que se sanciona, es el uso desproporcionado o sin información.
Cómo lo hace bien una app pequeña
Horario Digital está diseñado para evitar estos problemas por defecto:
- GPS desactivado por defecto. El admin decide si activarlo y para qué empleados (típicamente los que tienen desplazamientos).
- Solo captura ubicación en el momento exacto del fichaje, no antes ni después. Una marca = una coordenada GPS si está activada, nada más.
- Información obligatoria al trabajador: cuando un admin activa GPS para una persona, se le envía automáticamente la cláusula RGPD informativa que debe aceptar antes del primer fichaje con GPS.
- Opt-in explícito por parte del trabajador en los casos en que la base legal no sea suficiente (control empresarial indirecto). Sin activación expresa, GPS no captura para esa persona.
- Retención corta: la coordenada se conserva anonimizada (radio 50m, no posición exacta) tras 90 días.
Checklist legal antes de activar GPS
- Justifica la necesidad: ¿por qué necesitas la ubicación de esa persona? Si no hay respuesta clara, no lo actives.
- Documenta el análisis de proporcionalidad: idoneidad, necesidad, ponderación con la privacidad. Guárdalo escrito.
- Informa al trabajador por escrito: qué dato, cuándo se captura, dónde se guarda, cuánto tiempo, quién accede, sus derechos RGPD (art. 15-22) y la posibilidad de oponerse.
- Recoge consentimiento explícito si procede: en relaciones laborales el consentimiento no siempre es la base válida (asimetría de poder); a veces la base es el interés legítimo del empleador, pero debe ponderarse.
- Actualiza el registro de actividades de tratamiento (art. 30 RGPD) añadiendo "geolocalización para fichaje".
- Revisa periódicamente: si cambia el puesto del trabajador (deja de tener desplazamientos), desactiva GPS para esa persona. No por inercia.
Conclusión práctica
Si tu equipo trabaja siempre en el mismo centro, no actives GPS. No lo necesitas para cumplir el art. 34.9 ET y solo añades riesgo RGPD. Si hay desplazamientos reales, actívalo pero con información, base legal documentada y retención corta. La AEPD no penaliza el GPS; penaliza el GPS mal montado.