Pasar el registro horario de papel o Excel a un sistema digital es una operación delicada por una razón concreta: la ley te obliga a conservar 4 años de histórico (art. 34.9 ET y guía Inspección). Si pierdes el histórico al migrar, te quedas sin cobertura ante Inspección para ese periodo. Esta guía explica cómo hacerlo bien, paso a paso.
Qué tienes que conservar (y qué no)
La obligación de los 4 años cubre los registros diarios de jornada: hora de entrada y salida de cada persona, día por día, firmados o validados por el trabajador y la empresa. No tienes que conservar:
- Las plantillas Excel "borrador" donde apuntabas.
- WhatsApps internos sobre cambios de turno.
- Calendarios o agendas de citas.
Lo que sí cuenta es el documento final, validado, con las horas consolidadas. Si tu papel de hoy es una hoja A4 con la firma de la empleada al final del mes, eso es lo que conservas.
Plan de migración en 5 pasos
1. Cierra el periodo en papel limpio
Elige una fecha de corte (típicamente el último día del mes anterior). Hasta esa fecha, completa todos los registros en papel/Excel, firma y archiva. Esto es tu "histórico cerrado" y no se toca más.
- Si llegaras a tener huecos (días sin firmar), reconstruye con la información disponible y haz que el empleado firme una declaración de conformidad.
- Escanea o fotografía cada hoja firmada con buena resolución. PDF por mes y persona, nombrado de forma consistente (ej:
2024-03_maria-garcia.pdf). - Guarda los originales físicos en una caja con etiqueta, en sitio seguro y seco.
2. Configura el sistema digital con tu fecha de corte
Cuando das de alta tu empresa en Horario Digital, indicas la fecha de inicio. Los días anteriores quedan marcados explícitamente como "registro en soporte previo" con un enlace al PDF archivado. Esto evita el peligro de que parezca que nunca existió registro antes de la migración.
3. Importa el histórico digitalizado
Sube los PDFs mensuales del histórico al sistema. Cada uno queda asociado al trabajador correspondiente, con su periodo. La Inspección puede ver: "registro digital nativo desde 1 mayo 2026" + "registros firmados en papel del 1 mayo 2022 al 30 abril 2026 (PDFs adjuntos)".
Importante: no metas las horas viejas como si fueran digitales nativas. Eso destruye la presunción de fiabilidad. El sistema lo bloquea por defecto: solo permite cargar PDFs como histórico, no marcas individuales pre-corte.
4. Forma al equipo en 1 día
El día del corte, reúne 15 minutos al equipo. Muéstrales cómo fichar (1 clic desde el móvil) y cómo ver sus horas. Es la única curva de aprendizaje real del cambio. Después la rutina es la misma que con papel, solo que en vez de firmar al final del mes, fichan al entrar y al salir.
5. Convive en paralelo 1 mesa (opcional pero recomendado)
Durante el primer mes, sigue pidiendo la firma física habitual al final del mes, además del fichaje digital diario. Te da una red de seguridad por si hay algún bug en el sistema o alguien no entiende bien la app. A partir del 2º mesa, solo digital.
Conservación del histórico digitalizado
Una vez todo en digital, los 4 años se cumplen solos: el sistema guarda todo cifrado y firmado. Aun así, recomendamos:
- Backup mensual a tu propio almacenamiento (Google Drive, OneDrive, disco externo). Horario Digital permite descarga de PDFs firmados de un clic.
- Mantener los originales físicos del histórico previo hasta el 4º aniversario de cada uno. Si tu fecha de corte es 1 mayo 2026, el papel de mayo 2022 lo puedes destruir mayo 2026, pero el de abril 2024 lo guardas hasta abril 2028.
- Registro de la migración en sí: fecha del corte, quién hizo la importación, qué PDFs se subieron. Útil si te preguntan en una inspección 2 años después.
Errores típicos a evitar
- Tirar el papel antes de tiempo. Los 4 años cuentan desde la fecha del registro, no desde que migraste. No tires el papel viejo aunque ya esté escaneado, hasta que pasen los 4 años.
- Reescribir horas históricas "redondeadas". Si en papel ponía 8:57-17:03, sube el PDF tal cual. No "limpies" a 9:00-17:00, porque destruye la trazabilidad original.
- Hacer la migración a medias. Mezclar papel firmado y app digital sin fecha de corte clara confunde a Inspección. Si no puedes hacerlo todo de golpe, define un corte por persona o departamento, pero documentado.
- Olvidarse de los antiguos. Si un empleado se va, su histórico de 4 años sigue contando. No borres registros de gente que ya no está hasta que pase el plazo legal.
Coste y tiempo realista
Para una empresa pequeña (2-10 empleados):
- Tiempo de migración: 1 tarde (3-5 horas).
- Coste app: 0 € si tienes 1 empleado, plan starter para 2-10 a partir del segundo.
- Curva de aprendizaje: 15 minutos por persona el primer día.
- Ahorro mensual: aproximadamente 2-4 horas que dedicabas a recopilar firmas y revisar Excels.
Para comparar opciones del sector consulta nuestra comparativa de apps de fichaje o lee por qué Excel pierde presunción ante Inspección.