Si eres autónomo y tienes al menos un trabajador contratado, ya entras dentro del radar de la Inspección de Trabajo. No hace falta tener una plantilla enorme. Basta un solo empleado para que te exijan llevar el registro horario al día. En este post te cuento qué revisan exactamente cuando aparecen, qué papeles conviene tener ordenados y cómo preparar el PDF mensual sin perder mañanas enteras. La idea es que llegues tranquilo a una posible visita, sin sorpresas ni multas evitables.
Qué exige hoy el registro horario en autónomos
La obligación nace del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RD-Ley 8/2019. Desde mayo de 2019, cualquier empresa con personal asalariado debe registrar la jornada diaria de cada empleado. Y sí, un autónomo con un solo trabajador es empresa a estos efectos.
La norma pide registrar la hora exacta de inicio y fin de cada jornada. No basta con apuntar el horario teórico del contrato. Tampoco vale firmar una hoja al final de la semana. Inspección quiere ver el dato real, día a día, trabajador por trabajador.
Además, los registros deben conservarse durante cuatro años. Tienen que estar accesibles para el propio empleado, sus representantes y, claro, para la autoridad laboral. Si los guardas en papel, el archivo debe estar en el centro de trabajo. Si los llevas en digital, deben poder descargarse en cualquier momento.
Saltarse esta obligación se considera infracción grave. Según el art. 7.5 de la LISOS, las sanciones van de 751€ a 7.500€ por aplicación del art. 40.1.b. Y el tramo concreto depende de la gravedad y reincidencia. Para un negocio pequeño, una multa media puede ser un golpe duro de absorber.
Qué debe quedar guardado cada día
El registro diario debe reflejar la hora real de entrada y salida de cada persona. No el horario contratado, sino el efectivo. Si alguien entra cinco minutos tarde o se queda media hora más, eso queda anotado.
También conviene registrar las pausas si afectan al cómputo de jornada. La pausa para comer, por ejemplo, no siempre es tiempo efectivo de trabajo. Si tu convenio la considera fuera de jornada, debe quedar reflejada. Si la considera dentro, también.
Estos son los datos mínimos que Inspección espera encontrar en cada registro:
- Identificación del trabajador (nombre y DNI o número de afiliación).
- Fecha de la jornada.
- Hora de inicio y hora de fin reales.
- Pausas relevantes si el convenio lo exige.
- Total de horas trabajadas en el día.
Importante: si usas geolocalización o sistemas biométricos para fichar, hay que cumplir los criterios de la AEPD. La huella o la cara solo se pueden usar cuando hay base legal sólida y se ha hecho un análisis previo de proporcionalidad. La ubicación solo se puede registrar dentro de la jornada laboral, nunca en pausas o tiempo libre.
Cualquier sistema vale, siempre que sea fiable y objetivo. Hoja Excel, app, cuaderno, plataforma en la nube. Lo que no vale es algo manipulable a posteriori sin trazabilidad. Eso lo detectan rápido.
Errores habituales en negocio pequeño
El fallo más típico es no llevar registro porque solo hay uno o dos empleados. Muchos autónomos creen que la norma solo afecta a empresas grandes. No es así. Con un asalariado ya estás obligado, y la Inspección lo sabe.
Otro error frecuente es rellenar los partes a final de mes, todos de golpe. Si los horarios son siempre clavados, el inspector sospecha. Las jornadas reales tienen pequeñas variaciones. Un registro demasiado perfecto suele indicar que se ha rellenado a posteriori, y eso pesa en contra.
También vemos casos en los que el registro existe, pero no se guarda. Se imprime, se firma, y al cabo de unos meses nadie sabe dónde está. Recuerda: hay que conservarlo cuatro años. Si Inspección pide los registros de hace dos años y no los tienes, la sanción está casi garantizada.
Estos son los puntos que más penalizan en una visita:
- No tener registro horario en absoluto.
- Tenerlo solo en papel sin firmas ni fechas claras.
- Horarios idénticos todos los días para todos los empleados.
- Horas extra no reflejadas ni compensadas.
- Sistemas de fichaje sin información al trabajador.
Las horas extra merecen mención aparte. Si tu plantilla las hace pero no las registras, Inspección puede levantar acta por dos motivos a la vez: incumplimiento del registro y posibles cotizaciones no ingresadas. Eso multiplica el problema.
Cómo preparar el PDF mensual
Una buena práctica es generar al cierre de cada mes un PDF con los registros consolidados. No es obligatorio que sea PDF, pero ayuda. Es un formato estable, no modificable a la ligera, y fácil de archivar.
El documento debería incluir un resumen por trabajador y un detalle día a día. Para cada empleado, conviene mostrar las horas totales del mes, las pausas computadas y, si las hay, las horas extra realizadas. Si el sistema lo permite, añadir la firma del trabajador o un acuse de conformidad.
Si gestionas el registro con una herramienta digital, casi todas exportan ese PDF de forma automática. Solo tienes que descargarlo y archivarlo en una carpeta organizada por meses. Si lo llevas en hoja de cálculo, dedica diez minutos a final de mes a generar el PDF y guardarlo con un nombre claro, tipo registro-2024-03-empresa.pdf.
Guarda el archivo en al menos dos sitios. Uno local y otro en la nube. Si tu ordenador se rompe la víspera de una inspección, no querrás explicar al inspector que tus registros estaban solo en ese disco duro. Una copia automática en Drive, Dropbox o similar te ahorra disgustos.
Por último, revisa el PDF antes de archivarlo. Comprueba que aparecen todos los trabajadores, que no hay días en blanco sin justificar y que las horas extra están reflejadas. Mejor detectar un fallo tú que se lo encuentre la Inspección.
Checklist antes de una visita de Inspección
Las visitas suelen ser sin aviso. Eso significa que no te van a llamar el día antes para que ordenes los papeles. Si llevas todo al día, no necesitas avisos. Si no, ningún margen te salvará.
Cuando un inspector entra en tu negocio, suele pedir documentación bastante concreta. Es buena idea tener una carpeta física y otra digital con lo esencial siempre listo. Así no pierdes media mañana buscando contratos en el correo.
Este es el material básico que debes tener accesible:
- Contratos de trabajo de cada empleado, con sus anexos.
- Registros horarios de los últimos cuatro años.
- PDF mensual consolidado de cada mes cerrado.
- Documento informativo del sistema de fichaje entregado a la plantilla.
- Justificantes de horas extra y su compensación o pago.
- Nóminas y TC2 recientes.
Si usas un sistema digital con geolocalización o biometría, ten también a mano el análisis de proporcionalidad y la información facilitada a los trabajadores. La AEPD exige transparencia total sobre qué datos se recogen, para qué y cuánto tiempo se conservan. Sin ese papel, aunque el sistema funcione bien, te pueden sancionar por privacidad.
Y un consejo práctico: si la inspección aparece, atiende con calma. No improvises respuestas ni firmes nada sin leer. Tienes derecho a presentar alegaciones después. Pero tu mejor defensa son los registros bien hechos durante los meses anteriores. Eso es lo que de verdad pesa.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que llevar registro horario si solo tengo un empleado?
Sí. La obligación del art. 34.9 ET aplica desde el primer trabajador contratado, sin importar el tamaño del negocio. Como autónomo con un solo asalariado ya eres considerado empresa a efectos laborales. Debes registrar la jornada diaria, conservarla cuatro años y tenerla disponible para Inspección. No hacerlo es infracción grave según la LISOS.
¿Cuánto puede sancionarme la Inspección por no llevar registro horario?
Según el art. 7.5 de la LISOS, no llevar el registro horario es infracción grave. Las sanciones del art. 40.1.b van de 751€ a 7.500€, dependiendo del grado y la reincidencia. Para un negocio pequeño, una multa media supone un golpe importante. Además, si se detectan horas extra no registradas, pueden sumarse reclamaciones de cotización a la Seguridad Social.
¿Sirve una hoja Excel como registro horario?
Sí, siempre que sea fiable y no manipulable sin dejar rastro. Debe contener identificación del trabajador, fecha, hora real de inicio y fin, y firma o validación. El problema del Excel es que se edita fácil, lo que genera dudas en Inspección. Es preferible exportar un PDF mensual cerrado y firmado, archivado en local y en la nube, para evitar sospechas.
¿Puedo usar huella dactilar o reconocimiento facial para fichar?
Solo si cumples los criterios de la AEPD. La biometría requiere base legal sólida, análisis previo de proporcionalidad y consentimiento informado por escrito. En la mayoría de casos hay alternativas menos intrusivas, como PIN o app móvil, que cumplen igual sin tratar datos biométricos. Si no puedes justificar la necesidad real, mejor evita estos sistemas y usa otro método de fichaje.
Tener el registro horario al día no es solo evitar una multa. Es trabajar con tranquilidad, sin miedo a que una visita inesperada te arruine la semana. Si llevas un negocio pequeño y aún gestionas los fichajes en papel o sobre la marcha, te interesa pasar a un sistema digital sencillo. En Horario Digital ayudamos a autónomos con empleados a cumplir sin complicarse. Echa un vistazo a nuestros precios o a la sección específica para autónomos y mira cómo encaja en tu día a día.