Si eres autónomo y tienes al menos un trabajador por cuenta ajena, el art. 34.9 ET te obliga a llevar registro horario diario. Da igual que sea una peluquería, un taller o una asesoría con dos personas. La norma se aplica desde el RD-Ley 8/2019 y la Inspección de Trabajo lo revisa cada vez con más detalle. En esta guía aterrizamos qué tienes que guardar exactamente, durante cuánto tiempo, qué errores suelen costar caros y cómo preparar el PDF mensual sin perder una tarde entera.
Qué exige hoy el registro horario en autónomos
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que toda empresa debe registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora. Eso incluye al autónomo con uno o varios empleados a su cargo. Tú como titular no estás obligado a fichar, pero sí a garantizar que tu equipo lo hace y que esos datos están disponibles.
La obligación entró en vigor con el RD-Ley 8/2019, de 8 de marzo, y desde entonces no ha cambiado en lo esencial. Hay un debate abierto sobre digitalización obligatoria del registro, pero hoy la norma vigente permite registro en papel, hoja de cálculo o aplicación, siempre que sea fiable y objetivo.
Para entendernos: la Inspección quiere ver hora de inicio y hora de fin de cada jornada, de cada persona, cada día trabajado. No basta con el horario teórico del contrato. Tiene que reflejar lo que pasó de verdad, incluidas horas extra si las hubo.
Conservar el registro horario para autónomos con empleados es una obligación de cuatro años, según el propio art. 34.9 ET. Ese plazo se cuenta día a día, así que en cualquier momento la Inspección puede pedirte los registros de hace tres años y medio.
El registro debe estar disponible para la persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. No vale tenerlo en un cajón al que solo accedes tú. Si te lo piden, tiene que aparecer en un plazo razonable.
Qué debe quedar guardado cada día
Aquí va el núcleo de la pregunta: art 34.9 ET autónomos con empleados qué guardar. La norma habla de jornada diaria, así que el dato mínimo es la franja horaria completa de cada empleado, día a día. Sin huecos ni promedios mensuales.
Estos son los campos básicos que deberías tener anotados cada jornada:
- Nombre y apellidos del trabajador o su identificador interno
- Fecha de la jornada
- Hora de inicio y hora de fin de la jornada efectiva
- Pausas relevantes si computan o no como tiempo de trabajo
- Total de horas trabajadas ese día
El inicio y fin de jornada para autónomos con empleados es lo que más mira la Inspección. Si solo guardas la hora de entrada y das por hecho la salida, el registro se considera incompleto. Lo mismo si rellenas a final de mes en lugar de fichar día a día.
Las pausas merecen atención. Si el convenio o el contrato dicen que hay 30 minutos de descanso no remunerado, tiene que verse reflejado. Si la pausa es retribuida, también, pero entonces sí computa dentro de la jornada. La transparencia aquí evita conflictos posteriores.
Sobre medios de fichaje: el sistema puede ser una hoja firmada, un Excel, una app con geolocalización o biometría. La AEPD ha establecido criterios claros: la geolocalización solo puede usarse si es proporcional y se informa al trabajador, y la huella o reconocimiento facial requiere base jurídica reforzada y, en muchos casos, alternativa. Si dudas, opta por fichaje por contraseña o PIN.
Errores habituales en negocio pequeño
En negocios pequeños el problema casi nunca es mala fe. Es falta de tiempo y de costumbre. Pero los errores se pagan: una infracción grave del art. 7.5 de la LISOS puede acarrear multas de 751 a 7.500 euros, según el art. 40.1.b. Y no hace falta que haya denuncia para que llegue la Inspección.
El error más común es el registro retrospectivo. El viernes a última hora rellenas el cuadrante de toda la semana. Si la Inspección detecta que todos los días marcan exactamente 09:00 y 17:00 sin variación, sospecha que no es real. El registro debe ser diario y reflejar la jornada de verdad.
Otro fallo típico: solo fichan algunos. Si tu negocio tiene tres personas y solo dos tienen registro, la infracción es la misma que si no tuviera ninguno. La obligación afecta a toda la plantilla por cuenta ajena, incluidos los contratos a tiempo parcial y los temporales.
También se ve mucho el registro sin firmar ni validar. Un Excel suelto en el ordenador del jefe, sin que el trabajador haya podido revisarlo, no acredita nada. La persona empleada debe poder consultar sus horas y, en lo posible, validarlas. Eso te protege a ti también frente a reclamaciones de horas extra.
Y un clásico: no guardar los registros antiguos. Si en marzo cambias de sistema y borras lo anterior, has incumplido el plazo de cuatro años. Antes de migrar, exporta y archiva. Un PDF mensual firmado por cada empleado es la opción más limpia.
Cómo preparar el PDF mensual
El PDF mensual no es obligatorio por ley, pero es la forma más práctica de cumplir con el registro diario para autónomos con empleados y tenerlo todo cerrado. Cada mes generas un documento por persona y lo archivas. Si llega Inspección, lo presentas en minutos.
Lo mínimo que debería contener cada PDF mensual es lo siguiente:
- Datos del negocio: nombre del autónomo, NIF y domicilio
- Datos del trabajador: nombre, NIF y puesto
- Tabla con fecha, hora de inicio, hora de fin, pausas y total diario
- Suma de horas del mes y comparación con jornada contratada
- Espacio para firma o validación electrónica del empleado
Si usas una herramienta de registro horario, este PDF debería salir solo. Marcas el mes, eliges al trabajador y descargas. Si lo llevas en Excel, plantéate una plantilla fija y consérvala en una carpeta por años. Lo importante es que esté disponible y sea legible.
La firma del empleado da fuerza probatoria. No es imprescindible, pero ayuda mucho. Sirve la firma manuscrita, el correo de confirmación o una validación dentro de la app. Cualquier registro digital con trazabilidad de quién y cuándo validó es válido a ojos de un inspector.
Guarda los PDF en al menos dos sitios. Un disco local y una nube. Cuatro años es mucho tiempo y los ordenadores se rompen. Si pierdes los registros por un fallo técnico, la responsabilidad sigue siendo tuya.
Checklist antes de una visita de Inspección
Una visita de Inspección de Trabajo puede ser presencial o por requerimiento documental. En ambos casos te piden lo mismo: el registro horario completo del periodo que indiquen, normalmente los últimos meses o el año en curso. Tener todo preparado evita sustos.
Antes de que esa visita llegue, repasa esta checklist rápida:
- Todos los empleados tienen registro diario, sin excepciones
- Los registros cubren los últimos cuatro años o desde el alta del trabajador
- Cada jornada tiene hora de inicio, hora de fin y pausas si corresponde
- El sistema de fichaje cumple criterios AEPD si usa geolocalización o biometría
- Los trabajadores conocen el sistema y pueden consultar sus horas
- Tienes PDF mensuales o equivalentes archivados y accesibles
Si detectas un hueco, no intentes rellenarlo a posteriori inventando datos. Es peor el remedio que la enfermedad. Mejor reconocer el fallo, corregir desde hoy y demostrar voluntad de cumplimiento. La Inspección valora la actitud y la regularización.
Repasa también los contratos. El horario registrado tiene que cuadrar con la jornada contratada. Si alguien hace habitualmente más horas, eso son horas extra y hay que pagarlas, declararlas o compensarlas. El registro horario es la prueba directa de esas horas, así que también te conviene a ti tenerlo bien.
Por último, ten claro quién responde si llega un inspector y tú no estás. Si tienes encargado de tienda o responsable, que sepa dónde están los registros y cómo enseñarlos. Una hora de retraso en aportar la documentación puede dar mala impresión.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que fichar yo como autónomo?
No. El art. 34.9 ET obliga a registrar la jornada de las personas trabajadoras por cuenta ajena. Tú como autónomo titular del negocio no estás dentro de esa obligación. Sí lo están todos tus empleados, incluidos los contratos a tiempo parcial, temporales y becarios con relación laboral. Si trabajas solo, sin nadie contratado, el registro horario no se te aplica.
¿Cuánto tiempo debo conservar el registro horario?
Cuatro años. Lo dice el propio art. 34.9 ET. Durante ese plazo el registro debe estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Si cambias de sistema o de proveedor, exporta los datos antes y guárdalos en formato PDF u otro accesible. Perder los registros por una avería no te exime de la responsabilidad.
¿Qué multa hay por no llevar registro horario?
Se considera infracción grave según el art. 7.5 de la LISOS. La sanción económica oscila entre 751 y 7.500 euros, según el art. 40.1.b, dependiendo de la gravedad, el número de personas afectadas y la reincidencia. Una pyme con tres empleados sin registro puede tener una multa significativa en una sola visita de Inspección, así que conviene cumplir desde el primer día.
¿Puedo usar huella o cara para fichar?
Sí, pero con cautela. La AEPD considera la biometría dato de categoría especial. Necesitas base jurídica reforzada, evaluación de impacto y, en muchos casos, ofrecer alternativa al trabajador. Para un negocio pequeño suele ser más sencillo usar fichaje por usuario y contraseña o PIN. La geolocalización también está permitida si es proporcional, justificada y se informa con transparencia.
Cumplir con el art. 34.9 ET no tiene por qué ser complicado. Con un sistema diario, un PDF mensual archivado y un par de minutos de revisión, tu negocio queda cubierto frente a la Inspección y frente a posibles reclamaciones. Si quieres dejar de pelearte con hojas de Excel y tener todo automatizado, échale un vistazo a nuestros planes para autónomos o consulta directamente precios. Cuatro años de tranquilidad valen más que una multa.